Để ISO là 'xương sống' trong doanh nghiệp

Việc sở hữu một số chứng chỉ ISO là điều quan trọng với các doanh nghiệp ở bất cứ lĩnh vực hay quy mô nào nhằm khẳng định uy tín trong hoạt động sản xuất, kinh doanh. Không chỉ vậy, giá trị thực sự của ISO nằm ở việc hệ thống giúp phát hiện loại bỏ các thao tác thừa, điểm rủi ro, tắc nghẽn trong quy trình và cải tiến tối ưu theo thời gian.

Theo khảo sát của Bộ Công thương năm 2020 với những doanh nghiệp áp dụng ISO 9001, 84% doanh nghiệp nhận định năng suất của tổ chức tăng lên và 91% khẳng định chất lượng sản phẩm được cải tiến.

Tuy nhiên, dù hiểu được tầm quan trọng của việc sở hữu chứng chỉ ISO theo tiêu chuẩn quốc tế, các doanh nghiệp vẫn còn gặp nhiều trở ngại trong việc triển khai ISO vào tổ chức.

Với hơn 15 năm kinh nghiệm đánh giá chứng nhận ISO 9001, ISO 27001, ISO 14001, ISO 4500, ông Vũ Văn Thao, CEO của Tổ chức Chứng nhận và giám định quốc tế ISOCERT nhận thấy, nhiều doanh nghiệp Việt Nam hiện đang vận hành ISO theo cách thức “nặng nề và khó khăn” vì gặp nhiều rào cản.

Thứ nhất, để được cấp chứng chỉ, doanh nghiệp cần bỏ ra nhiều nguồn lực và thời gian để chuẩn hóa hệ thống, kiểm định nội bộ, chuẩn bị hồ sơ và chi phí cho đơn vị tư vấn cũng như cải thiện hệ thống đáp ứng quy trình.

Bên cạnh đó, ISO chưa thực sự “sống” trong doanh nghiệp, nhân sự không tuân thủ dù đã áp dụng quy chế và đào tạo nhận thức. Cuối cùng, bộ phận quản lý chất lượng làm việc thủ công, quá tải giấy tờ, không bao quát được tình hình, mất nhiều thời gian để phát hiện và xử lý vi phạm.

“Một doanh nghiệp sở hữu chứng chỉ ISO ​​không có nghĩa là họ đang duy trì vận hành một cách hiệu quả. Thực tế, có nhiều doanh nghiệp chỉ tập trung vào việc lấy chứng chỉ chứ không thực sự coi ISO là xương sống trong các hoạt động vận hành”, ông Thao nhận định trong sự kiện Lộ trình và công cụ triển khai ISO hiệu quả từ ISOCERT và Base.vn.

Xoá bỏ trở ngại

Các chuyên gia cho rằng, thất bại của doanh nghiệp khi áp dụng ISO xuất phát từ việc nhân sự chưa hiểu được câu chuyện “how” (làm thế nào để làm đúng vấn đề). Vì vậy, các yếu tố “what” (làm gì) và “why” (tại sao phải làm) trở nên xa lạ, khiến họ chậm chạp khi áp dụng vào công việc hàng ngày, thậm chí có phản ứng chống đối.

Bà Lê Thị Linh, Chuyên viên Quản lý chất lượng, người trực tiếp giám sát hệ thống vận hành theo tiêu chuẩn ISO-9001 và ISO-27001 tại Base.vn cho rằng, tư duy đúng cách không thể xây dựng trong một hoặc hai ngày qua các buổi đào tạo chuyên môn. 

Vì vậy, thay vì vẽ ra các quy trình trên giấy, rất khó quản lý và mơ hồ khi triển khai, doanh nghiệp cần chuẩn hóa và số hóa quy trình theo tiêu chuẩn ISO trên cùng một nền tảng, đồng bộ hoạt động của mọi đối tượng trong tổ chức, đảm bảo nhân sự thấy được giá trị cốt lõi và dễ dàng thực hiện.

Bên cạnh đó, việc xử lý các văn bản, kế hoạch thủ công với khối lượng lớn là trở ngại đầu tiên khi bắt đầu áp dụng ISO. Điều này làm dư thừa nguồn lực tổ chức, đồng thời gây khó khăn trong việc truyền đạt các quy trình vận hành tới nhân viên.

Dù được đánh giá là nội dung cốt lõi của một hệ thống duy trì vận hành nghiêm túc theo ISO, nhiều doanh nghiệp vẫn để quy trình “ngủ yên” trên bàn giấy vì hoạt động này quá “cồng kềnh” và tốn nhiều nguồn lực. Tuy nhiên, khi quy về một nền tảng duy nhất, doanh nghiệp sẽ dễ dàng nhìn thấy các điểm nóng, theo dõi tiến trình kiểm định đánh giá nhanh chóng, phát hiện và báo cáo vi phạm kịp thời.

Tại Base, ứng dụng Base Office được dùng để ban hành các văn bản đã được ban lãnh đạo phê duyệt và phần mềm sẽ tự động gửi các thông báo cho từng nhân sự. Ứng dụng đảm bảo mọi nhân viên nắm bắt được các thông báo, đồng thời giúp bộ phận quản lý chất lượng nắm được mức độ tiếp nhận thông tin trong nội bộ.

Quy trình không được cải tiến theo thời gian cũng là nguyên nhân lớn khiến việc triển khai ISO không hiệu quả.

“Đồng thời, xử lý vi phạm là công việc nhạy cảm, bộ phận quản lý chất lượng phải xử lý đúng người, đúng việc, đúng phương pháp thì mới đảm bảo việc xử lý thực sự có ý nghĩa và mang lại hiệu quả lâu dài”, bà Linh chia sẻ.

Tại sự kiện, nhiều doanh nghiệp bày tỏ lo ngại về việc các doanh nghiệp mới thành lập có nên áp dụng ISO và số hóa ở thời điểm đầu hay không. Bà Hà Việt Phương, Giám đốc Tài chính Base.vn nhận định bản chất của ISO là tập hợp những cách làm tốt nhất giúp doanh nghiệp xử lý kiểm soát vấn đề.

“Doanh nghiệp càng nhỏ có độ ma sát càng thấp, càng dễ dàng chuyển dịch và thay đổi thói quen. Vì vậy, chúng ta nên làm đúng và chuẩn ngay từ đầu, để trước mắt là sống sót trên thị trường”, bà Phương nói.

Có cùng quan điểm, CEO của ISOCERT nhấn mạnh, nguyên tắc tối ưu của ISO là làm từ đầu. ISO hỗ trợ doanh nghiệp định hướng và quản lý quy trình, thủ tục theo hướng quản lý giá trị trong doanh nghiệp, thay vì thực hiện theo chức năng riêng biệt của mỗi phòng ban.

“Như vậy, nếu ngay từ đầu giá trị được định hướng càng chi tiết, chức năng vận hành càng rõ ràng, thì tỷ lệ thành công của doanh nghiệp càng cao”, ông Thao khẳng định.